Bộ phận lễ tân được ví như “bộ mặt” của các cơ quan, doanh nghiệp. Để công việc của bộ phận này vận hành một cách trơn tru, thuận lợi, tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, ngay từ khi bắt đầu cần tổ chức nó một cách thật chuyên nghiệp. Và tất nhiên, không thể thiếu vai trò của người quản trị lễ tân.
Quản trị lễ tân là gì?
Quản trị lễ tân là hoạt động quản trị trong bộ phận lễ tân. Trong đó, người chỉ huy tổ chức thực hiện các hoạt động lễ tân, ra quyết định về quản trị lễ tân và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của bộ phận lễ tân.
Chức năng của quản trị lễ tân bao gồm:
– Lập kế hoạch ngân sách cho bộ phận lễ tân trên cơ sở định hướng của ban lãnh đạo và dự báo về nhu cầu của khách hàng.
– Lập kế hoạch đào tạo, thực hiện đào tạo nhân viên cho bộ phận lễ tân
– Tham gia dự báo doanh thu
– Phân công, bố trí, sắp xếp nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong bộ phận lễ tân
– Đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trong bộ phận lễ tân
– Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình vận hành của bộ phận lễ tân
– Tổng kết, báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân với cấp trên
Yêu cầu đối với người quản trị lễ tân
– Có năng lực chuyên môn tốt
– Có khả năng giao tiếp tốt
– Có trình độ ngoại ngữ
– Tư duy nhạy bén, linh hoạt
– Sử dụng thành thạo các trang thiết bị được trang bị tại bộ phận lễ tân
– Thành thạo quy trình tiếp đón khách hàng; nhận, bàn giao ca
– Thành thạo nghiệp vụ thanh toán
– Thành thạo các quy định về an toàn an ninh trong doanh nghiệp
– Lập và xử lý thành thạo các loại báo cáo bán hàng
– Có khả năng xử lý các tình huống phát sinh một cách linh hoạt, khoa học
– Tổ chức thực hiện công việc theo nhóm thành thạo
