CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC HỌC SINH SINH VIÊN

I. Chức năng công tác học sinh sinh viên:

Tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong công tác quản lý, giáo dục chính trị tư tưởng cho sinh viên, quản lý hoạt động của ký túc xá; tìm kiếm các nguồn học bổng trong và ngoài nước cho HSSV

II. Các nhiệm vụ chính:

A. Hoạt động công tác HSSV

Tiếp nhận và quản lý hồ sơ nhập học của HSSV, kiểm tra hồ sơ HSSV đảm bảo yêu cầu quy định, bảo quản hồ sơ sinh viên trong suốt quá trình học tập; lưu trữ hồ sơ HSSV sau khi HSSV tốt nghiệp.
Tiếp nhận và giải quyết mọi đơn từ, khiếu nại, khiếu tố liên quan đến học sinh sinh viên để giải quyết hoặc báo cáo Ban giám hiệu giải quyết.
Phối hợp với các đơn vị liên quan nhà trường để thực hiện công tác Đánh giá điểm rèn luyện của HSSV và xét danh sách học bổng khuyến khích cho HSSV để trình Hiệu trưởng phê duyệt.
Tổ chức tuần sinh hoạt công dân cho HSSV vào đầu khóa học, đầu năm học và cuối khóa học; tổ chức giáo dục chính trị tư tưởng cho HSSV.
Phối hợp với các đơn vị tổ chức Lễ khai giảng, Bế giảng và phát bằng tốt nghiệp hàng năm.
Tổ chức, quản lý việc học tập của học sinh sinh viên như theo dõi việc thực hiện thời khoá biểu, kiểm tra việc học tập của sinh viên trên lớp, phối hợp với các Khoa và giảng viên đứng lớp để triển khai các hình thức điểm danh tại lớp học.
Quản lý và xác nhận giấy phép nghỉ học cho HSSV(nghỉ học từ 01 ngày đến 02 ngày thì kính chuyển GVCN, Giảng viên bộ môn xem xét giải quyết; từ 03 ngày trở lên phải kiểm tra, kiểm soát và xác nhận tình hình của HSSV.
Phối hợp với gia đình HSSV trong việc trao đổi thông tin liên lạc và quản lý HSSV.
Triển khai quản lý và kiểm tra việc họp lớp định kỳ theo lịch sinh hoạt lớp của GVCN; kiểm tra tổng hợp biên bản họp lớp của tất cả các lớp trong toàn Trường, thống kê tình hình đảm bảo việc họp lớp để báo cáo Hiệu trưởng.
Phối hợp với các Khoa để đề xuất danh sách giáo viên chủ nhiệm trình Ban Giám hiệu quyết định ban hành. Tổ chức họp đánh giá GVCN theo hằng quý.
Sắp xếp, bố trí các lớp sinh viên, chỉ định ban cán sự lớp (lớp trưởng, lớp phó) lâm thời trong thời gian đầu khoá học, trình Ban giám hiệu phê duyệt. Phối hợp các đơn vị, GVCN
Phối hợp các đơn vị quản lý học sinh sinh viên; cấp thẻ HSSV, thẻ BHYT, Bảo hiểm thân thể và thay đổi thẻ sinh viên đối với những trường hợp bị xử lý (ngừng tiến độ, học lại) hoặc phải chuyển lớp, chuyển trường.
Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật HSSV của Trường. Tổ chức thực hiện thi đua, khen thưởng và kỷ luật HSSV theo quy định.
Tổ chức cho sinh viên tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học, thi sinh viên giỏi và các hoạt động khuyến khích hoạt động học tập khác…
Theo dõi công tác phát triển Đảng trong sinh viên, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tham gia hoạt động của tổ chức Đảng và đoàn thể trong trường; phối hợp với Đoàn TNCS HCM, các tổ chức chính trị, xã hội khác có liên quan trong các hoạt động phong trào của sinh viên, tạo điều kiện cho HSSV có môi trường rèn luyện, phấn đấu.

B. Quan hệ doanh nghiệp, học bổng cho học sinh sinh viên

Phối hợp các cơ quan, doanh nghiệp về công tác tuyển dụng, giới thiệu, tư vấn và tìm việc làm cho HSSV.
Thực hiện các thủ tục để thành lập Hội Cựu Sinh viên, phối hợp với Hội triển khai các chương trình hoạt động, hỗ trợ đối với các hoạt động của HSSV nhà trường.
Vận động, tìm kiếm các nguồn học bổng trong và ngoài nước và tổ chức việc xét, cấp theo chỉ đạo của BGH cho HSSV.
Tổ chức công tác hướng nghiệp, tư vấn việc làm cho học sinh, sinh viên sau khi tốt nghiệp.

C. An ninh trật tự, quản lý học sinh sinh viên nội, ngoại trú

Phối hợp với chính quyền và công an địa phương giải quyết các vấn đề liên quan đến học sinh sinh viên về trật tự trị an, quản lý HSSV nội, ngoại trú.
Phối hợp các đơn vị liên quan quản lý ký túc xá của HSSV; nhận và giải quyết đơn xin nội trú, ngoại trú của HSSV; kiểm tra việc chấp hành quy chế ký túc xá. Đảm bảo tình hình an ninh trật tự trong Ký túc xá. Thực hiện việc đăng ký cho HSSV ở nội trú trong ký túc xá đúng quy định của pháp luật.
Phối hợp với các đơn vị và bộ phận chức năng thực hiện việc tuyên truyền phòng chống tội phạm, ma túy, mại dâm, HIV/AIDS, các tệ nạn xã hội khác, đề phòng dịch bệnh, tuân thủ an toàn giao thông và an ninh trật tự trong HSSV nội ngoại trú.
Phối hợp với BCH Quân sự các cấp và địa phương để quản lý việc tạm hoãn nghĩa vụ quân sự của HSSV theo quy định.
Phối hợp với chính quyền địa phương giải quyết các vấn đề liên quan đến học sinh sinh viên về trật tự trị an, quản lý HSSV nội, ngoại trú.
Tư vấn pháp lý, tâm lý xã hội cho HSSV. Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về an toàn giao thông, phòng chống tội phạm, ma tuý, mại dâm, HIV/AIDS; hướng dẫn học sinh, sinh viên chấp hành pháp luật và nội quy, quy chế.

D. Công tác y tế, thể dục thể thao, văn hóa văn nghệ

Phối hợp với các đơn vị nhà trường tổ chức thực hiện công tác y tế trường học, tổ chức khám sức khoẻ cho HSSV khi vào nhập học; chăm sóc, phòng chống dịch bệnh và khám sức khoẻ định kỳ cho sinh viên trong thời gian học tập theo quy định; đề nghị Hiệu trưởng xử lý những trường hợp không đủ tiêu chuẩn sức khoẻ để học tập.
Tổ chức cho HSSV viên tham gia các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục, thể thao; phối hợp với Đoàn TN, tổ chức thi đấu và tham gia các giải văn nghệ, thể thao do các cấp tổ chức.

E. Thực hiện các chế độ, chính sách đối với HSSV

Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách Nhà nước đối với HSSV về học bổng, trợ cấp xã hội, bảo hiểm, vay vốn tín dụng đào tạo và các chế độ khác liên quan đến HSSV.
Tổ chức thực hiện các chế độ của nhà Trường đối với sinh viên tàn tật, khuyết tật, sinh viên diện chính sách, sinh viên có hoàn cảnh khó khăn, quy chế học tập liên quan đến HSSV.
Thực hiện các xác nhận cho sinh viên đang học tập tại Trường về tạm hoãn nghĩa vụ quân sự, sơ yếu lý lịch, xác nhận HSSV…

III. Trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân:

Trưởng phòng:

– Trưởng phòng do Hiệu trưởng quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng và kỷ luật theo quy định.

– Có trách nhiệm tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định.

– Có trách nhiệm hướng dẫn, xây dựng hệ thống mẫu biểu để thống nhất công việc, quy định trách nhiệm cho từng cán bộ trong phòng, cụ thể:

+ Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ trong phòng;

+ Lập bảng phân công trách nhiệm giải quyết công việc đến từng cán bộ đảm bảo khách quan và công bằng;

+ Xây dựng quy trình làm việc;

+ Ban hành các loại mẫu văn bản giấy tờ, hướng dẫn cách vào sổ…. (Biên bản họp lớp, giấy xác nhận, đơn…)

– Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng nhà trường về kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.

– Trưởng phòng Đào tạo được thừa lệnh Hiệu trưởng ký các giấy tờ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao; được Hiệu trưởng Nhà trường ủy quyền chủ trì các cuộc kiểm tra, thanh tra những nội dung công tác có liên quan.

– Chủ động sắp xếp, bố trí, sử dụng, điều hành, quản lý lao động, tài sản được giao. Đề xuất trình Hiệu trưởng việc thành lập, giải thể các tổ công tác trực thuộc, bổ nhiệm, miễn nhiệm Tổ trưởng, Tổ phó (nếu cần) và cán bộ làm công tác chuyên môn không hoàn thành nhiệm vụ hoặc không thích hợp với công việc của phòng.